Quanto costa un gestionale su misura per una PMI

Un gestionale su misura per una PMI parte da circa 10.000 euro a progetto, oppure da 500 euro al mese con un canone che include hosting e manutenzione. Ma la cifra finale dipende da fattori precisi, che puoi valutare tu prima ancora di chiedere un preventivo. In questo articolo li vediamo uno per uno.

Le fasce di prezzo di un gestionale su misura

Sotto i 10.000 euro, di solito, non stai comprando un gestionale su misura vero e proprio: stai comprando la personalizzazione di un software esistente. E una scelta legittima e spesso conveniente, se i tuoi processi sono standard, ma e un’altra cosa. Il confronto tra le due strade e nell’articolo su gestionale in cloud o su misura.

Un gestionale costruito da zero sul tuo modo di lavorare, per una PMI, si colloca nella maggior parte dei casi tra 15.000 e 40.000 euro. Il tetto non esiste: un ERP che gestisce produzione, magazzino, contabilita e commerciale per decine di utenti puo arrivare a sei cifre.

Con il canone mensile, le fasce di partenza vanno da 500 euro al mese per un gestionale essenziale a 900 euro e oltre per sistemi piu ampi. Il canone comprende sviluppo diluito nel tempo, hosting, manutenzione e le modifiche che servono strada facendo.

Cosa fa salire il preventivo

Quattro fattori, in ordine di peso sul costo finale.

1. Il numero di processi da coprire

Un gestionale che segue solo il ciclo degli ordini costa meno di uno che segue ordini, magazzino, produzione e fatturazione elettronica. Ogni area aggiuntiva sono settimane di analisi e sviluppo. La domanda giusta da farsi: quali processi voglio davvero dentro il sistema fin dall’inizio, e quali posso aggiungere dopo?

2. Le integrazioni

Se il gestionale deve parlare con il tuo e-commerce, con il portale del commercialista, con un lettore di codici a barre o con un macchinario in produzione, ogni collegamento va progettato, sviluppato e testato. Le integrazioni sono spesso la parte piu costosa e piu sottovalutata di un progetto.

3. Il numero di utenti e i ruoli

Dieci persone che usano il sistema in modi diversi, con permessi diversi, richiedono piu analisi di un sistema usato da due persone allo stesso modo. Non e questione di licenze: e questione di quante viste, quanti flussi e quanti controlli vanno progettati.

4. Quanto sono chiari i tuoi processi

Se sai esattamente come lavori e puoi spiegarlo, l’analisi e rapida. Se il processo vive nella testa di tre persone diverse e nessuno l’ha mai messo per iscritto, la prima parte del progetto serve proprio a scriverlo. E tempo, e quindi costo, ma e anche il momento in cui spesso emergono inefficienze che non sapevi di avere.

Cosa non dovrebbe far salire il preventivo

Il costo non dovrebbe gonfiarsi per funzioni che non hai chiesto e che non userai. Un buon fornitore parte da cosa ti serve, non da un catalogo di moduli da spuntare. Se ti propongono un gestionale con la gestione della flotta aziendale e tu non hai una flotta, qualcosa nella proposta non torna.

Progetto o canone: quale conviene per un gestionale su misura

Il pagamento a progetto ha senso se hai il budget disponibile e vuoi la proprieta completa del software. Il codice e tuo, lo puoi far gestire a chi vuoi in futuro, e dopo la consegna paghi solo per le nuove attivita.

Il canone mensile ha senso se preferisci spalmare la spesa, non avere pensieri tecnici e sapere che manutenzione e piccoli aggiustamenti sono gia compresi. In pratica affitti lo sviluppo invece di comprarlo. Per una PMI che parte, o che vuole tenere sotto controllo il flusso di cassa, spesso e la scelta piu sostenibile.

Non e una scelta definitiva: molti progetti partono a canone e passano al riscatto del codice quando il sistema e maturo e stabile.

Quando un gestionale su misura conviene davvero

Non sempre. Se i tuoi processi sono standard, un software pronto costa meno e lo hai subito operativo. Il su misura conviene in casi precisi:

• Il tuo modo di lavorare e un vantaggio competitivo e nessun software pronto lo segue senza forzature.
• Usi tre o quattro programmi diversi piu qualche foglio di calcolo per tenere insieme le cose, e passi ore ogni settimana a fare copia e incolla tra un sistema e l’altro.
• Ogni report che ti serve per decidere richiede mezza giornata di lavoro manuale.
• Hai gia provato due o tre gestionali pronti e ogni volta hai dovuto piegare il lavoro allo strumento, non il contrario.

In queste situazioni il costo di un gestionale su misura non e una spesa: e il modo per recuperare tempo che oggi butti via ogni settimana, e per smettere di pagare l’inefficienza di strumenti che non ti seguono.

Come arrivare a un preventivo affidabile

Un preventivo serio nasce da una fase di analisi, non da una telefonata di dieci minuti. Il percorso di solito e questo: una prima call gratuita per capire di cosa si tratta e se ha senso continuare, poi qualche ora di analisi dei processi, e infine una proposta con perimetro, tempi e costo. Se qualcuno ti da un numero preciso senza aver capito come lavori, quel numero cambiera in corso d’opera.