La scelta tra software su misura o pacchetto pronto non ha una risposta uguale per tutti. Comprare una soluzione già pronta è la strada giusta più spesso di quanto un fornitore di software su misura ammetta volentieri. Ma non sempre. Ecco cinque domande che ti aiutano a capire da che parte stai.
1. Quanto sono standard i tuoi processi?
Se gestisci ordini, fatture e magazzino nel modo in cui li gestiscono migliaia di altre aziende come la tua, un pacchetto pronto li copre bene. È stato costruito proprio su quel modello, testato da migliaia di utenti, aggiornato di continuo, e costa una frazione di uno sviluppo dedicato.
Se invece hai un modo di lavorare particolare, magari nato da anni di aggiustamenti e correzioni, e ogni software pronto ti costringe a cambiarlo, il su misura torna in gioco. Conta se i tuoi processi sono abbastanza diversi da non entrare in uno schema preconfezionato.
2. Quanto spesso cambi modo di lavorare?
Un’azienda che aggiusta i suoi processi ogni pochi mesi, perché cresce o perché il mercato cambia, ha bisogno di un software che segua quei cambiamenti in tempi rapidi. Con un pacchetto pronto sei legato alle scelte di chi lo sviluppa: chiedi la funzione che ti serve e aspetti, oppure quella funzione non arriva mai perché non interessa agli altri clienti.
Con il su misura, quando cambia il processo cambi il software. Ha un costo, ma la priorita la decidi tu.
3. Quanto vale il tempo che perdi ad adattarti allo strumento?
Fai un conto grezzo. Se cinque persone perdono mezz’ora al giorno per aggirare i limiti del software che usate, con doppie registrazioni, esportazioni manuali e report fatti a mano, sono venti ore alla settimana. Su un anno lavorativo sono circa tre mesi pieni di lavoro di una persona, buttati.
Quel tempo ha un costo in stipendi e in occasioni perse. Confrontalo con il costo di un gestionale su misura, spalmato sugli anni in cui lo userai, e spesso la scelta si ribalta rispetto a quello che sembrava all’inizio.
4. Quante integrazioni ti servono?
Se il software deve parlare con il tuo e-commerce, con il gestionale del commercialista, con un macchinario o con un altro sistema interno, controlla con attenzione se il pacchetto pronto lo permette davvero. Molti offrono integrazioni solo con i servizi più diffusi, e nel modo che hanno deciso loro.
Se le tue integrazioni sono specifiche, un pacchetto pronto potrebbe non collegarsi affatto, e ti ritrovi comunque a far lavorare qualcuno a mano nel mezzo, vanificando parte del risparmio.
5. Hai già provato uno o due pacchetti pronti?
Se hai già comprato un gestionale pronto e dopo sei mesi lo usi a meta, con il resto del lavoro ancora su Excel, hai già una risposta. Non è sempre colpa del software: a volte i tuoi processi non ci stanno dentro e nessuna configurazione li farà entrare.
Prima di comprare il terzo pacchetto, vale la pena valutare se il su misura, che parte da come lavori davvero, non sia alla fine la strada meno costosa e meno frustrante.
La via di mezzo: non sempre e o l’uno o l’altro
Spesso la soluzione migliore e ibrida. Un software pronto per le parti standard, come contabilità e fatturazione, con uno sviluppo su misura solo per il pezzo che ti distingue davvero, collegato al resto tramite integrazione. Così paghi il su misura solo dove serve e usi soluzioni collaudate per tutto il resto.
Questa scelta la fai bene solo se ne parli con qualcuno che conosce entrambi i mondi e non ha interesse a venderti per forza lo sviluppo completo.
Un riepilogo per decidere
Pacchetto pronto se: processi standard, pochi cambiamenti, poche integrazioni particolari, budget limitato, serve subito. Software su misura se: processi che sono un vantaggio competitivo, cambiamenti frequenti, integrazioni specifiche, hai già provato soluzioni pronte senza successo, il tempo perso ad adattarti pesa più del costo di sviluppo.
Se il dubbio riguarda un gestionale, l’articolo su gestionale in cloud o su misura mette a confronto le due strade con una tabella. E per farti un’idea dei costi, c’è quanto costa un gestionale su misura.
Non sai da che parte stai? In una call gratuita ne parliamo e ti dico cosa ha senso per te.